หากธุรกิจใช้รถจะนึกถึงวิธีจัดการการใช้น้ำมันให้มีประสิทธิภาพ หรือลดต้นทุนค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการขนส่งสินค้า การใช้ “บัตรเติมน้ำมัน” หรือที่เรียกกันติดปากว่า บัตรฟลีทการ์ด คือ ทางเลือกยอดนิยมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในทุกธุรกิจ
ไม่ว่าคุณกำลังคิดที่จะใช้บัตรเติมน้ำมันเป็นครั้งแรก หรือใช้บัตรเติมน้ำมันอยู่แล้ว บทความคาร์แทรคตอนนี้จะพาไปทำความรู้จัก บัตรเติมน้ำมัน และแนะนำวิธีการใช้บัตรเติมน้ำมันยังไง ให้ได้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์มากที่สุด
บัตรเติมน้ำมัน (Fleet fuel card / Fleet card) คือ บัตรที่มีมูลค่าเงินไว้สำหรับการเติมน้ำมันที่ปั๊มน้ำมันโดยเฉพาะ คนขับรถสามารถใช้บัตรนี้เติมน้ำมันรถได้อย่างรวดเร็ว
และสำหรับรถใช้งานในธุรกิจ ข้อมูลการเติมน้ำมันต่างๆ ยังลิงก์เข้าสู่ระบบจัดการต้นทุนน้ำมันของบริษัทได้ทันทีด้วย
ข้อมูลเบื้องต้นที่ธุรกิจจะรู้จากการใช้บัตรเติมน้ำมัน อาทิเช่น คนขับคนไหนเป็นคนเติมน้ำมัน คนขับใช้งานรถอะไร เติมน้ำมันไปกี่บาท หรือเติมน้ำมันที่ไหน
บัตรเติมน้ำมัน เหมาะสำหรับบุคคลหรือธุรกิจที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับน้ำมันรถ ต้นทุนค่าน้ำมันของคุณจะรวบรวมอยู่ในระบบจัดการค่าใช้จ่ายเดียวกัน เรียงลำดับอย่างมีระบบ เรียกดูได้ง่าย ไม่ต้องค้นหาเอกสารกระดาษให้ยุ่งยาก คำนวณจัดการได้ง่าย ลดเวลาการทำงานลงอย่างชัดเจน
นอกจากนี้ยังมีข้อมูลการใช้รถ บัตรเติมน้ำมันก็บันทึกและแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการใช้รถได้ เช่น คนขับรถในเวลานั้นๆ พิกัดที่ใช้รถในเวลานั้นๆ เป็นต้น
ซึ่งอีกด้านหนึ่งก็ป้องกันการใช้จ่ายค่าน้ำมันหรือการใช้รถที่ไม่ได้รับอนุญาต ที่มักเป็นจุดเริ่มต้นของการทุจริตน้ำมันรถหรือขโมยน้ำมันรถ
บัตรเติมน้ำมัน ยังมอบสิทธิประโยชน์อื่นๆ สำหรับผู้ใช้งานโดยเฉพาะ เช่น ส่วนลดค่าน้ำมัน ช่วยให้ใช้จ่ายน้อยลงแต่ได้น้ำมันเท่าเดิม (ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของผู้ให้บริการ ที่ผู้สนใจสามารถหาข้อมูลจากที่ต่างๆ มาเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจเลือกใช้)
ทั้งนี้ เพื่อให้ได้ประโยชน์จากการใช้บัตรเติมน้ำมันที่กล่าวมาข้างต้น ธุรกิจต้องเชื่อมบัตรเติมน้ำมันที่ใช้ เข้ากับระบบจัดการต้นทุนการใช้น้ำมันและรถของบริษัทด้วย
หาข้อมูลผู้ให้บริการบัตรเติมน้ำมันหลายๆ แห่งในเรื่องต่างๆ เช่น ปั๊มน้ำมันที่รับชำระด้วยบัตรเติมน้ำมันนั้น ค่าใช้จ่าย เงื่อนไข สิทธิประโยชน์ต่างๆ ฯลฯ
เพื่อดูว่าข้อเสนอของผู้ให้บริการรายไหนน่าสนใจที่สุด หรือเหมาะสมกับการใช้งานของเรามากที่สุด
เลือกข้อเสนอหรือผู้ให้บริการที่ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจที่สุด
ผู้ให้บริการบัตรเติมน้ำมันส่วนใหญ่มีระบบสมัครใช้บริการออนไลน์ กรอกข้อมูลให้ตรงกับความเป็นจริงที่สุด เช่น ความต้องการใช้งาน จำนวนรถ ฯลฯ
หลังจากสมัครใช้บริการ อาจจะมีช่วงเวลารอบัตรฯ ระหว่างนี้คุณสามารถศึกษาข้อมูลการเปิดใช้งานพลางๆ ก่อน เพื่อให้สามารถจัดการได้ทันทีเมื่อได้รับบัตรจริง
2 วิธีกำหนดการใช้งานบัตร ที่คนนิยมใช้กันคือ กำหนดตามรถ หรือกำหนดตามคนขับ
ตามรถ : เหมาะสำหรับกรณีที่คนขับต้องขับรถหลายคัน ให้จัดสรรบัตรเติมน้ำมันต่อรถคันนั้นๆ ไปเลย เก็บบัตรเติมน้ำมันไว้ในรถ คนขับหยิบใช้แล้ววางที่เดิม
ตามคนขับ : เหมาะสำหรับกรณีที่คนขับขับรถคันใดคันหนึ่งหรือรถไม่กี่คัน หรือต้องการติดตามการเติมน้ำมันหรือการใช้จ่ายค่าน้ำมันจากคนขับ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านเฉพาะสำหรับคนขับแต่ละคน ซึ่งเป็นรหัสผ่านที่คนขับสามารถใช้ได้กับบัตรทุกใบ
สิ่งที่เจ้าของบัตรควรตั้งค่าหรือกำหนดกรอบ ได้แก่
จุดประสงค์เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ หรือควบคุมค่าใช้จ่ายให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
1. การผนวก API
ระบบบริหารจัดการยานพาหนะส่วนใหญ่มาพร้อมกับ Application Programming Interfaces (APIs) หรือซอฟต์แวร์เชื่อมต่อระบบหนึ่งกับระบบหนึ่ง
ทำให้การส่งต่อข้อมูลหรือการสื่อสารเป็นไปได้อย่างลื่นไหล ในที่นี้คือทำให้ข้อมูลจากบัตรเติมน้ำมันกับระบบบริหารจัดการยานพาหนะส่งต่อเชื่อมโยงกันได้ ให้คุณได้รับข้อมูลการเติมน้ำมันทันทีหรือแบบ real-time
2. ระบบผนวกรวมข้อมูล
หากระบบบริหารจัดการยานพาหนะที่ใช้หรือบัตรเติมน้ำมัน ไม่ได้มีช่องทางเชื่อมต่อ API การใช้ระบบผนวกรวมข้อมูล ก็อาจเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง
ความแตกต่างระหว่าง API กับระบบผนวกรวมข้อมูล คือ อาจจะมีค่าใช้บริการเพิ่มและการติดตั้งที่ซับซ้อนมากกว่า
3. นำเข้าข้อมูลด้วยตัวเอง
นำเข้าข้อมูลในรูปแบบไฟล์ CSV (Ms Excel) ด้วยตัวเอง ใส่ลงในระบบ วิธีนี้ยังคงมีคนใช้กันอยู่ แต่มีข้อเสียคือ ใช้เวลาเยอะ และเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของคนได้ง่าย (Human error)
เมื่อคนขับใช้บัตรเติมน้ำมัน เติมและจ่ายค่าน้ำมันที่ปั๊มน้ำมัน
ระบบบัตรเติมน้ำมันจะบันทึกการใช้จ่ายและส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ ข้อมูลเหล่านี้จะแสดงแบบลงรายละเอียด เช่น ค่าน้ำมันของรถคันนี้เท่าไหร่ เกิดจากการใช้จ่ายที่ไหน เมื่อไหร่
เจ้าของรถหรือธุรกิจสามารถจำกัดงบค่าน้ำมันแต่ละบัตรหรือแต่ละคนขับได้ ซึ่งทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนได้
ระบบบัตรเติมน้ำมันส่วนมากสามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบบริหารจัดการยานพาหนะ ช่วยให้รับส่งข้อมูลได้อย่างง่ายดายและลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลได้มากขึ้น
บัตรเติมน้ำมันจะมีรหัสผ่าน เพื่อกำหนดให้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้งานบางคน ช่วยให้คนขับรถไม่ต้องพกเงินจำนวนมากๆ ปลอดภัยจากการจี้ปล้นมากขึ้น
เมื่อระบบเชื่อมต่อและส่งต่อข้อมูลได้ทันทีและอัตโนมัติ ข้อมูลทั้งหมดก็จะอัปเดตที่สุดเมื่อต้องการใช้งาน ทำให้จัดการธุรกรรมได้ง่ายและแม่นยำตามความเป็นจริงที่สุด
จากบริษัทให้บริการบัตรเติมน้ำมันหรือระบบบริหารจัดการยานพาหนะ
ได้รับสิทธิประโยชน์เหนือกว่าระบบติดตามยานพาหนะเจ้าไหนๆ และควบคุมค่าใช้จ่ายน้ำมันยานพาหนะได้อย่างเบ็ดเสร็จด้วย Cartrack ระบบบริหารจัดการยานพาหนะที่เชื่อถือได้และวางใจได้ ช่วยคุณจัดการค่าใช้จ่ายด้านน้ำมันและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน อาทิเช่น
MiFleet เป็นระบบบริหารจัดการต้นทุนที่ติดตามค่าบริหารจัดการและค่าดำเนินงานทั้งหมดของยานพาหนะ รวมถึงค่าทางด่วน ค่าบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายน้ำมันทั้งหมด
สำหรับการติดตามบัตรเติมน้ำมัน MiFleet สามารถวิเคราะห์ธุรกรรมบัตรเติมน้ำมันและเชื่อมโยงข้อมูลกับข้อมูลการติดตามระยะไกลของรถของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อระบุว่าคนขับคนไหนรูดบัตรเติมน้ำมันให้รถคันไหน เวลาใด และสถานที่ใด
เพียงแค่คุณนำเข้าธุรกรรมบัตรเติมน้ำมันของคุณลงในระบบ MiFleet ระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) ของ MiFleet จะติดตามการใช้งานบัตรเติมน้ำมันทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
และแสดงข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายในระบบบริหารจัดการยานพาหนะ Cartrack ทำให้การจัดการข้อมูลน้ำมันของคุณเป็นเรื่องง่ายดาย
1. ติดตามการใช้น้ำมัน:
รับข้อมูลอัตราการสิ้นเปลืองน้ำมันต่อกิโลเมตร ระดับน้ำมันคงเหลือ และเหตุการณ์สิ้นเปลืองน้ำมันโดยไม่จำเป็น
เช่น การเดินเบาผิดปกติ การขับเร็วเกินกำหนด และอื่นๆ ระหว่างการเดินทาง ช่วยให้คุณรู้จุดบกพร่องที่ต้องปรับปรุงเพื่อประหยัดน้ำมันมากขึ้น
2. ตรวจจับการทุจริตน้ำมัน:
ในกรณีที่สงสัยว่าอาจมีการทุจริตบัตรเติมน้ำมัน MiFleet จะระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับน้ำมันโดยอัตโนมัติ โดยการจับคู่ใบเสร็จน้ำมันกับตำแหน่งและสถานะน้ำมันของรถ
หากมีการแจ้งเตือน ระบบจะแจ้งไปยังผู้จัดการกองยานเพื่อให้เริ่มต้นการตรวจสอบและหยุดยั้งความสูญเปล่าด้านค่าใช้จ่ายน้ำมัน
3. สร้างรายงานข้อมูล:
ข้อมูลการใช้น้ำมันและการใช้รถที่ส่งเข้าสู่ระบบ จะประมวลและสร้างเป็นรายงานโดยละเอียด เช่น การใช้น้ำมันและการวิเคราะห์ความเสี่ยง
รายงานเหล่านี้ช่วยให้คุณตรวจสอบ ยืนยัน และวิเคราะห์ข้อมูลต้นทุนน้ำมัน ระบุแนวโน้ม และตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบัตรเติมน้ำมันของยานพาหนะ
หากคุณหรือธุรกิจกำลังตามหาวิธีลดการใช้น้ำมันสิ้นเปลืองอย่างถูกต้องและยั่งยืน Cartrack คือเพื่อนคู่คิดที่คุณไว้วางใจได้ 100%
ติดต่อ Cartrack เพื่อปรึกษาฟรีกับเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญที่โทร 021362920 , 021362921 ในวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลาทำการ หรือคลิกที่นี่เพื่อแอดไลน์ฝากข้อมูลชื่อและเบอร์โทร ให้เจ้าหน้าที่ติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด
ไม่ว่าใช้บัตรเติมน้ำมันเป็นครั้งแรก หรือใช้อยู่แล้ว มาทำความรู้จัก บัตรเติมน้ำมัน วิธีการใช้บัตรเติมน้ำมันยังไง ให้ได้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์มากที่สุด
